Ausschreibungen für Förderprojekte

S4 - Einsatzmöglichkeiten

Ausschreibungen für Förderprojekte

Mit dem Einsatz in Forschungsprojektausschreibungen begann der Weg unseres S4 Systems. Daher zu Beginn ein kleiner Einblick in ...

...die Geschichte des S4 Systems

Im Jahr 2007 haben wir mit einer kleinen, sehr speziellen Lösung für eine Ausschreibung im Bereich maritimer Forschung begonnen. Von da an kamen nach und nach immer weitere Anfragen. So bauten wir, ausgehend von dieser modularen Lösung, ein größeres System, welches immer mehr Funktionen bot. Zu Beginn war es noch sehr unflexibel und musste von Ausschreibung zu Ausschreibung immer wieder angepasst werden. Solange wir das System nur vereinzelt einsetzten, funktonierte dieser Weg noch, aber mit immer mehr Anfragen im Laufe der Zeit entschieden wir uns für einen Neubau. Mit der Erfahrung von über 30 Einsätzen in verschiedenen Ausschreibungsverfahren mussten wir einen Weg finden, sehr unterschiedliche Anforderungen abdecken zu können. Weiterhin musste das System so gebaut sein, dass es einfach und schnell angepasst und erweitert werden kann. So entstand 2015/16 die Version 4 unseres Submission und Review Systems - kurz S4.

Anforderungen im Bereich der Projektausschreibungen

Im einfachsten Fall besteht ein solches System aus zwei Phasen: der Einreichung und der Begutachtung.

Einreichung: Antragsteller können sich in dem System registrieren. Sie hinterlegen neben Kontaktdaten und ein paar Informationen über sich selbst und ihre Projektpartner, in der Hauptsache Informationen über das geplante Projekt, zu welchem sie Fördergelder beantragen möchten. Diese Dateneinreichung kann von einem simplen Upload eines Dokuments mit den Antragsdaten über einfache bis hin zu komplexen Onlineformularen reichen. Dies kann je Kunde, dessen Wünschen und Möglichkeiten entsprechend, individuell eingerichtet werden. Hierzu stehen eine ganze Reihe konfigurierbarer Module zur Verfügung (siehe auch Module). Vor Abgabe des Antrags prüft das System die eingetragenen Daten nach ebenfalls individuell einrichtbaren Prüfkriterien und erlaubt die Abgabe nur bei fehlerfreien Daten. 

Begutachtung: eingereichte Projektanträge können nun, in dieser einfachsten Form, von den Förderpartnern (Funder) begutachtet und bewertet werden. Die Begutachtung kann von einer einfachen Benotung bis hin zu einem kompletten Fragebogen mit integriertem Bewertungssystem reichen.

Erweiterte Abläufe und Anforderungen

Ein solch einfacher Ablauf, wie zuvor beschrieben, reicht in Förderausschreibungen meist nicht aus. Die Regel sind zweistufige Einreichungen, bei denen nach einer Einreichung von grundlegenden Projektdaten (sog. Pre-Proposals) erst eine sogenannte Eligibility (Förderungswürdigkeit) Prüfung durch die Förderpartner (Funder) stattfindet. Nur wer diese Eligibilityprüfung besteht, wird zu einer zweiten Einreichungsrunde (Full Proposal) eingeladen. Hier muss der Antragsteller nun deutlich mehr Informationen über das geplante Projekt hinterlegen. Hierzu können detaillierte Finanzpläne, Arbeitspläne mit Gantt-Charts und vieles mehr gehören. Zur Begutachtung werden nun Fachgutachter eingeladen, welche die Anträge fachlich bewerten. Mit Hilfe dieser Fachgutachten wird dann entschieden, welche Projekte gefördert werden.

Bei größeren Ausschreibungen, also Ausschreibungen bei denen eine größere Menge an Antragstellern erwartet werden, können diese Abläufe noch erweitert werden. Es kann bereits im Pre-Proposal ein Fachgutachten gefordert werden, es können Rapporteure eingesetzt werden (quasi Metagutachter, welche Fachgutachten mehrerer Gutachter zusammenfassen) oder es kann noch ein Rebuttalmodul aktiviert werden, welches es den Antragstellern erlaubt, auf Gutachten reagieren zu können.

Schliesslich kann das System auch über die Antragstellung hinaus für Monitoring/Reportingfunktionen eingesetzt werden. Diese dienen dazu, dass die Förderpartner über den Lauf der Projekte anhand von Zwischen- und Abschlussberichten unterrichtet werden.

Detailliertere Informationen über die verschiedenen Module unseres S4 Systems erhalten Sie hier: Module & Funktionen

Interesse?

Planen Sie demnächst eine Ausschreibung? Haben Sie ähnliche Abläufe? Benötigen Sie über die Software hinaus Beratung bei der Ausrichtung von Ausschreibungen? Zögern Sie nicht und melden Sie sich bei uns. Wir helfen Ihnen gerne weiter: 

Rufen Sie uns an 02208 919 444 oder schreiben Sie uns eine E-Mail  contact@logic-works.de

Ein Beispiel für eine EU-Ausschreibung finden Sie im folgenden Teaser. Diese Ausschreibung haben wir für unseren Kunden PtJ (Projektträger Jülich) umgesetzt.

Ein weiteres Beispiel für eine EU-Ausschreibung finden Sie im folgenden Teaser. Diese Ausschreibung haben wir für unseren Kunden FCT (Fundação para a Ciência e a Tecnologia) aus Portugal umgesetzt.