S4 - Submission & Review System

Vorteile und Arbeitserleichterungen

Schaut man sich an, welche Schritte bei einer eher manuellen Bearbeitung von Anträgen, Bewerbungen oder sonstigen Einreichungen benötigt werden, so erkennt man sehr schnell, dass dies mit viel wiederkehrender Arbeit zusammenhängt. Sollen diese Dokumente/Informationen im weiteren Verlauf von mehreren weiteren Personen begutachtet oder zumindest gesichtet werden, so erzeugt dies in der Regel auch eine Menge Arbeit durch Versand per E-Mail oder gar per Post - ganz zu schweigen von der Zeit, welche diese Abläufe verschlingen.

An all diesen Punkten setzt das S4 System an und hilft Ihnen Zeit und Arbeit zu sparen, um sich auf die Inhalte konzentrieren zu können. Anhand der folgenden Beispiele zeigen wir Ihnen auf, wie Ihnen das System Arbeit abnehmen kann:

Haben Sie das Problem, dass Sie mit einer Menge Dateien hantieren müssen? Wurden neben dem Antrag noch Lebensläufe und Finanzdokumente hochgeladen? Haben Fachgutachter ihre Gutachten zu den Projekten abgegeben und Sie möchten diese Gutachten je nach Ablauf mal nach Projekt und mal nach Gutachter sortiert haben? Dann kann Ihnen das S4-System Arbeit abnehmen und entsprechende Hilfestellung anbieten:

Das S4-System kennt die Zusammengehörigkeit der Daten und kann Ihnen daher alle relevanten Daten zu einem Projekt, zu einem Gutachter oder zu einer Person/Projektgruppe anzeigen. Es erzeugt verschiedene Zusammenfassungen, die Sie sich als CSV oder Excel Datei herunterladen können. Es ist auch möglich, sich alle Daten einer Einreichung (Projektantrag, Jobbewerbung, usw.) in einer ZIP Datei herunter zu laden. In dieser ZIP Datei sind nicht nur die zuvor erwähnten CSV/Excel Daten, sondern auch alle weiteren zugehörigen Dokumente enthalten.

Müssen Sie häufig Dokumente zusammensammeln und diese verschiedenen Beteiligten in dem Arbeitsablauf zukommen lassen? Müssen Sie immer wieder durch Ihre Projektordner durchgehen und die relevanten Dokumente suchen? Verlieren Sie viel Zeit mit stupidem Einsammeln von Dokumenten aus verschiedensten Speicherorten? Dann kann Ihnen das S4-System Arbeit abnehmen und entsprechende Hilfestellung anbieten:

In dem S4-System sind alle zugehörigen Dokumente gespeichert und alle beteiligten Personen hinterlegt.  Nun müssen Sie lediglich den Personen die entsprechenden Projekte und Rechte zuweisen und somit haben sie Zugriff auf die relevanten Informationen. Sie müssen keine Dokumente mehr zusammensammeln und per E-Mail oder gar per Post versenden. Werden durch die anderen Beteiligten neue Dokumente/Informationen erzeugt,  z.B. Gutachten der Fachgutachter,  so werde diese auch in dem System nachgehalten und stehen direkt den jeweiligen Personen zur Verfügung, die Zugriff auf die Gutachten haben dürfen.

Haben Sie das Problem, dass Sie bei der Vielzahl der Dokumente extrem aufpassen müssen, wer welche Informationen erhält? Haben Sie die Projektzusammenfassung gesendet oder doch den Projektantrag? Gerade bei größeren Projektausschreibungen kann die Menge der Dokumente schnell unübersichtlich werden und wenn man dann noch aufpassen muss, dass unterschiedliche Personen auch unterschiedliche Informationen sehen dürfen, kann schnell der Überblick verloren gehen. Hier kann Ihnen das S4-System Arbeit abnehmen und entsprechende Hilfestellung anbieten:

Das S4 System bildet Ihre Workflows entsprechend ab und kann so konfiguriert werden, dass bestimmte Personen in den Arbeitsabläufen nur bestimmte Informationen erhalten. Bei Projektgutachten mit Peer-Reviews ist es beispielsweise wichtig, dass Gutachter erst anhand der Projektzusammenfassung erklären müssen, ob sie keinen Interessenskonflikt (Conflict of Interest - CoI) haben, bevor sie den kompletten Antrag sehen dürfen. Das S4 System hält den Überblick und fragt erst diesen CoI ab, der zentral bestätigt werden muss, bevor es diesem Gutachter Zugriff auf alle Projetkdaten gewährt. Um diese Schritte einzuleiten, brauchen Sie lediglich den Gutachtern ihre Projekte zuweisen, um die weiteren Schritte kümmert sich das System.

 

Sie müssen immer extrem aufpassen, dass Sie die Projetkdaten nur an Gutachter senden, die keinen Interessenskonflikt haben und bereits eine Absichtserklärung unterschrieben haben? Sie fürchten, Sie könnten aus Versehen Informationen an falsche Personen versenden? Sie fürchten, die Daten könnten, wenn sie auf fremden Servern liegen, in falsche Hände gelangen? 

Das S4 System hält die verschiedenen Beteiligten streng getrennt. Antragsteller und Gutachter werden z.B. in getrennten Tabellen gehalten und können so nie miteinander verwechselt werden. Strenge Abläufe, die häufig bei EU-Ausschreibungen verlangt werden, wie eine unterschriebene Absichtserklärung (Letter of Intent - LoI) und die Klärung eines Interessenskonflikts (Conflict of Interest - CoI), sind im S4 System bereits integriert und das System erlaubt die Zugriffe auf entsprechende Informationen erst, wenn die Bedignungen für den Zugriff auch erfüllt sind. Aufgrund der geringen Systemanforderungen kann das S4 System meist problemlos auf Ihren eigenen Servern installiert werden, so dass Sie die volle Kontrolle über die Daten besitzen und nicht einem fremden Anbieter oder Hoster vertrauen müssen.

 

Sie sollen für eine höhere Instanz Zusammenfassungen erstellen und müssen dafür durch alle Verzeichnisse durch und die Informationen aus den Dokumenten zusammentragen? Sie werden von einem Kollegen nach einem Gutachten gefragt oder nach einer Freigabe und müssen auf der Festplatte erst nach den jeweiligen Dokumenten suchen? Dann kann Ihnen das S4 System Arbeit abnehmen und entsprechende Hilfestellung anbieten:

Das S4 System erlaubt den Zugriff auf alle Daten über den Webbrowser. Sie können über verschiedene Wege an Informationen gelangen. Sie können sich an den Projektkoordinator erinnern, aber nicht mehr an den Projektnamen, dann gehen Sie über die Nutzerliste zu dem Koordinator und gelangen von dort zu seinem Projekt. Oder Sie möchten wissen, aus welchen Ländern die Projektbeteiligten zu Projekt XYZ kommen? Dann rufen Sie das Projekt auf und schauen sich die Zusammenstellung des Projektkonsortiums an.  

Sie haben bisher Ihre Projektanträge als PDF oder Word-Dokument eingefordert und müssen zu Beginn erst prüfen, ob grundlegende, formale Kriterien eingehalten wurden? Sind mindestens 3 unterschiedliche Länder im Projektkonsortium vertreten? Wurden nicht mehr Gelder als erlaubt beantragt? Kennen Sie diese Probleme und möchten Sie solche grundlegenden Prüfungen nicht immer per Hand durchführen müssen ? Dann kann Ihnen das S4 System Arbeit abnehmen und entsprechende Hilfestellung anbieten:

Im S4 System können eine ganze Reihe solcher grundlegenden Prüfungen hinterlegt werden. Es können Pflichtfelder markiert werden und Prüfungen in Abhängigkeit von anderen Informationen stattfinden. Es können die beantragten Fördersummen geprüft werden (u.a. auch auf Änderungen zwischen Vorantrag und Hauptantrag). Diese Prüfungen finden vor Einreichung des Antrags (oder der Bewerbung) statt, so dass der Einreicher diese korrigieren muss, bevor er den Antrag überhaupt einreichen kann. Sie können sich dann um die eher inhaltlichen und schwierigen Fälle kümmern, statt viel Zeit in solchen Grundprüfungen zu vergeuden.